О BSI Документооборот

   Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с исполнением концепции «безбумажного делопроизводства». Эффективность управления предприятиями и организациями зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также организации их хранения, поиска и использования.

   С помощью системы BSI Документооборот можно повысить эффективность работы компании за счет: 

• возможности коллективной работы над документами;

• повышения скорости поиска и выборки документов;

• разграничения доступа к информации, путем назначения полномочий каждому пользователю системы электронного документооборота, что ё свою очередь повысит безопасность информации на предприятии или организации;

• повышение удобства и сохранности документов за счет их хранения в электронном виде на файловом сервере;

• повышение контроля исполнения документов.

Почему BSI

   Основным отличием и преимуществом является использование ядра ERP-системы BSI, что дает возможность:

• низкой стоимости внесения изменений в систему;

• быстро дополнить функции управления документами, учета и контроля;

• адаптации под изменяющуюся бизнес-среду;

• наличие большого количества бизнес-справочников;

• мощного механизма кастомизации (настройка под требования конкретного заказчика);

• интеграции с любыми системами, которые поддерживают обмен данными;

• на основе описания бизнес-процессов получить встроенные процессно- и объектно-ориентированные инструменты, что позволяет Заказчику создать, а в дальнейшем развивать свою уникальную функциональность.

Состав системы

   Система BSI Документооборот включает в себя:

• карточки документа с предусмотренным набором полей и перечнем задач, которые связаны с обработкой этого документа;

• реестр для поиска и обработки документа.

• маршрут движения документа внутри компании (от сотрудника к сотруднику, от подразделения к подразделению). Любой документ, в процессе работы с ним персонала, проходит через несколько стадий. В зависимости от той стадии, на которой он сейчас находится, работу с ним осуществляют разные лица. В данном контексте маршрутом документа является последовательное прохождение им всех стадий, с закрепленными за каждым этапом ответственными лицами.

   Для каждого типа документа может быть построен уникальный маршрут движения, предусматривающий как прямой путь утверждения (от сотрудника к сотруднику), так разветвления или условные переходы. Для точек маршрута могут быть доступны действия «Подтвердить», «Делегировать», «Запросить доп. визу», «Вернуть на доработку», «Вернуть по маршруту», «Отклонить» и «Аннулировать»

Виды документов, участвующих в документообороте

Входящие документы

   Такими документами могут быть документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и или различные запросы, документы сторонних организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий, жалобы и заявления граждан и т.д.

   Пример карточки входящего документа:



   Обратите внимание, что доступные для данной точки действия доступны как из открытой карточки документов, так и на строке этого документа в реестре.

Служебные записки

   Это внутренние документы, благодаря которым наиболее оперативно решаются текущие ситуации в компании. Написание служебных записок у большинства сотрудников занимает большое количество времени, при этом существенно снижая эффективность работы. За счет типового маршрута «Служебные записки» время на их создание, отправку и получение обратной связи значительно сократится. Более того, существование подобного функционала позволит даже новому сотруднику получить представление о том, с кем требуется согласовать любой рабочий вопрос.

Договора

   Этот типовой маршрут позволит ответственным лицам в кратчайшие сроки ознакомить с договором всех ответственных лиц, получить комментарии и согласование юристов, а так же передать договор на подпись руководителю. Сотрудник, использующий данный типовой маршрут, независимо от опыта и навыков работы в компании, легко сможет разобраться с действующей процедурой заключения договоров в компании.

Карточка договора

Удобная работа с гридом

   Гриды - это гибкие и функциональные таблицы с пагинацией (нумерацией), сортировкой и фильтрацией данных.

Возможность выбора стиля интерфейса

   При необходимости пользователь сам может выбрать цветовую гамму интерфейса и стиль отображения меню.
Ниже приведен пример интерфейса, реализованного в светлых тонах.





   Стоимость и условия использования

   Стоимость системы BSI Документооборот - $1000 (без НДС).
   При необходимости доработок и настроек под специфику конкретного предприятия время и объем работ рассчитывается индивидуально и оплачивается дополнительно, исходя из стоимости от $25/час без НДС (зависит от квалификации сотрудника и сложности работ).
   Заказчикам доступны услуги по сопровождению решений на базе платформы BSI Foundation.
   В качестве базы данных используется MS SQL Server.
   Поставка решения предусматривает возможность использования до 5 бесплатных лицензий, входящих в состав платформы BSI Foundation. При необходимости расширения количества рабочих мест можно приобрести дополнительные конкурирующие лицензии.

   Узнать больше о решении можно, заказав его демонстрацию по тел. (044) 501 85 46, (044) 501 85 47 или по электронной почте Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.