Поиск

Личный кабинет

О решении

Конфигурация  BSI Event Management («Управление мероприятиями» ) - это комплексное решение, с помощью которого можно автоматизировать процессы организации любых мероприятий и управления взаимодействием с клиентами. Использование решения позволяет сократить время на подготовку и проведение мероприятий, упрощает процедуру подбора объектов и субъектов аренды, обеспечивает учет и контроль событий, связанных с мероприятием.
В конфигурацию можно вносить, сохранять, а затем анализировать и использовать информацию о потенциальных и существующих клиентах, поставщиках, партнёрах и конкурентах. В системе ведется история взаимоотношений с каждым клиентом. При этом не важно, как будет происходить взаимодействие с клиентом - посредством входящих телефонных звонков, поступления запросов с сайта, по email и т.д.
За счет функционала CRM менеджер по продажам получает быстрый доступ ко всей необходимой информации, необходимой для эффективного обслуживания клиентов - можно полностью вести клиента от состояния “лид” (потенциальный клиент) до заключения договора и получения оплат.
BSI Event Management (BSI EM) является составной частью бизнес-конструктора ERP-системы BSI, которая была разработана группой компаний «Бизнес Сервис» в 2001 году. В определенный момент было принято решение о выделении частей системы BSI ERP в отдельные конфигурации. Благодаря этому конфигурация может легко и быстро масштабироваться до любых размеров и любого функционала, дополняться другими модулями и функциональными блоками BSI, превращаясь в полноценную систему управленческого учета. КУПИТЬ

Для кого предназначена
Конфигурация «Управление мероприятиями» ориентирована на компании, которые специализируются на организации и проведении различных мероприятий (например, встреч для партнеров и клиентов, корпоративных праздников, программ для командообразования, практических семинаров и бизнес-тренингов и т.д.).

Функционал решения
Конфигурация представляет собой функционал BSI CRM, расширенный возможностями для управления мероприятиями.
За счет организации четкой клиентской базы и наличия функции напоминаний система не позволяет потерять клиента. BSI EM работает с базой данных, которая содержит информацию о клиентах и контактах с ними. Набор этих сведений позволяет в любой момент взаимодействия с тем или иным клиентом определить, обращался ли этот человек в компанию ранее и с какими вопросами. 
Одновременно с одним клиентом могут работать несколько менеджеров, используя единую информационную базу.
Например, при передаче клиента от менеджера к менеджеру, новый сотрудник с легкостью сможет увидеть всю историю общения с клиентом, включая входящие/исходящие звонки, информацию о встречах и презентациях и т.д.
Конфигурация позволяет уменьшить время на подготовку и проведение мероприятий, предусмотреть все детали организации мероприятия, отслеживать ход событий.
Функционал BSI EM позволяет:
  • подготовить встречу с клиентом;
  • отследить продажу;
  • реагировать на рекламации;
  • определять даты и место для каждого мероприятия;
  • создавать упорядоченный список действий, которые необходимо совершить для того, чтобы провести мероприятие;
  • отслеживать во встроенном календаре планируемых мероприятий и событий, что позволяет не «потерять» их;
  • просматривать в карточке клиента списки мероприятий и событий, которые уже проводились для данного клиента и добавлять комментарии к ним, что позволяет накапливать информацию о предпочтениях клиента;
  • подбирать объекты и субъекты аренды из накопленных в базе данных, согласно финансовых возможностей и пожеланий заказчика и многое другое. 
Систему можно расширить до конфигурации BSI EM Pro, которая, помимо стандартного функционала, включает в себя модули интеграции с электронной почтой, IP-телефонией Asterisk и управление рассылками.
Также каждый модуль может быть приобретен отдельно.

Мероприятия

Функционал, касающийся управления мероприятиями включает такие режимы и справочники.

Реестр типов мероприятий

Справочник служит для хранения и редактирования всех внесенных типов мероприятий. Таких, например, как семинар, встреча, собрание, корпоратив и т.д. Если какого-то типа нет, его можно создать (при наличии соответствующих прав). 
Рис. Создание нового типа мероприятия

Создание и использование типов мероприятий позволит в дальнейшем сократить время на поиск и группировку мероприятий по типу. Карточка типов мероприятий позволяет вводить шаблоны событий для каждого из типов, указывая наименование события и время относительно самого мероприятия, когда типовое событие должно быть выполнено. На основании созданных шаблонов можно автоматически генерировать новые мероприятия. Эта функциональность помогает упростить и ускорить подготовку самого мероприятия, а также избежать потери части необходимых для проведения мероприятия событий.

Создание новых клиентов и контактов

Создание нового клиента (контрагента),  для которого требуется подготовить мероприятие, происходит с помощью карточки «Новый контрагент» (Создать новое -> Новый контрагент). После внесения всей известной информации о клиенте код клиента выставляется автоматически. Статус клиента выбирается вручную (например, потенциальный). Если в систему ранее были внесены данные контактных лиц, связанных с этим клиентом, то добавить их можно прямо из карточки, открыв реестр контактов и выбрав соответствующий.  Если же такого человека еще нет в базе, то его можно добавить непосредственно через открытый из карточки реестр или используя пункт меню «Новый контакт» (Создать новое -> Новый контакт)
Рис. Создание нового контакта
Рис. Создание нового контрагента (клиента)

Создание нового мероприятия и связанных с ним событий

Соответственно, карточка «Новое мероприятие» (Создать новое -> Новое мероприятие) позволяет создать новое мероприятие с учетом ранее созданных «Типа мероприятия» и «Контакта».
Рис. Создание Нового мероприятия

Для создания Нового события, связанного с тем или иным мероприятием (например, покупка билетов, трансфер, аренда помещения и приглашение артиста) необходимо воспользоваться карточкой «Новое событие» (Создать новое -> Новое событие). Известная информация вносится в нужные поля и сохраняется нажатием на кнопку «Сохранить» или ОК.
 С помощью данной карточки происходит регистрация новых событий. Тип события выбирается из выпадающего меню:
  • входящий/исходящий звонок,
  • входящее/исходящее сообщение,
  • семинар, выставка,
  • встреча,
  • аренда,
  • тендер
и т.д.
Каждому типу события соответствуют определенные статусы. Например, тип события «Аренда» может содержать такие статусы как:
  • план,
  • бронь,
  • получено,
  • завершено
  • отменено.
Если какого-либо статуса нет, его можно создать самостоятельно (используя справочник «Тип события»)
В карточку «Новое событие» заносятся время события и напоминания о событии (при необходимости), краткое описание события, ФИО сотрудника, который создает событие, информация о клиенте и его контактные данные.
Также в карточке имеется поле «Мероприятие», позволяющее выбрать то мероприятие, к которому относится это событие.
Кроме того, к карточке события можно прикрепить необходимый файл, сделать ссылки на задачи, связанные с этим событием.
Рис. Создание Нового события – аренда помещения
Рис. Создание Нового события – приглашение артиста на мероприятие

В конфигурации предусмотрена возможность генерировать автоматически мероприятия на основе преднастроенных шаблонов действий для каждого типа мероприятия. Для этого используется режим «Сгенерировать мероприятие» (Создать новое-> Сгенерировать мероприятие).

Аренда

Важным инструментом модуля является Аренда.  Эта часть модуля позволяет вести список объектов и субъектов, которые организация может получить в аренду, цены на эти объекты и поставщиков, предлагающих объекты в аренду. Также можно просмотреть историю по аренде у поставщика или по определенному типу мероприятий.
Рис. Пункты меню Аренда

Реестр объектов аренды содержит информацию о существующих в базе объектах/субъектах с их характеристиками, контактными данными и др. информацией.
Рис. Реестр объектов аренды, отобранных по фильтру «Тип объекта».

Воспользовавшись фильтрами и задав необходимые параметры в реестре «Цены на объекты аренды» можно получить список объектов аренды, соответствующих заданным параметрам.
Рис. Результаты поиска в реестре «Цены на объекты аренды» по фильтру «Стоимость» на заданную дату

Реестр аренды содержит список всех мероприятий, для которых требуется аренда. Можно отфильтровать по дате мероприятия, ответственному сотруднику, поставщику объекта аренды или коду события.
Типы объектов аренды (концертный зал, кафе, пресс-клуб и т.д.) можно посмотреть в соответствующем реестре (Аренда -> Типы объектов аренды). Если требуемого типа объекта аренды нет в реестре, то его можно создать самостоятельно.

Календарь

Календарь событий нужен для отображения событий с наглядной привязкой к дате и времени.
В верхней части окна есть фильтры, с помощью которых можно отобрать необходимые события по определённым критериям.
Здесь можно задать Время события, выбрать Тип события, Ответственного сотрудника, Клиента, к которому привязано это событие, Статус действия и Дату изменения, Мероприятие.
Рис. События в календаре, отфильтрованные по «Времени события» и «Типу события»

Реестры мероприятий, событий, клиентов, контактов
Если необходимо посмотреть, какие мероприятия и события запланированы на ту или иную дату, кто является поставщиком, клиентом, какие контакты внесены в базу, то для этого следует воспользоваться соответствующими реестром. Воспользовавшись фильтрами и задав требуемые параметры можно найти нужную информацию.
Рис. Результат поиска в «Реестре мероприятий» по фильтру «Тип мероприятия»
Рис. Результат поиска в реестре «События» по фильтру «Время события»
Рис. Результат поиска в реестре «Клиенты» по фильтру «Регион»

Из реестра можно открыть историю событий конкретного клиента, связанных событий и мероприятий. В карточке «История» наглядно отображаются все действия (организационные и финансовые), которые были выполнены.

Рис. Пример истории взаимоотношений с клиентом

Контакты

Добавить контакты нового клиента, а также просмотреть контакты, внесенные ранее в систему, можно с помощью реестра и карточки «Контакты». Поиск позволяет найти необходимого человека или компанию. Поиск осуществляется по коду, фамилии, клиенту.
Рис. Результат поиска в реестре «Контакты» по фильтру «Клиент»

Встречи

Реестр «Встречи» позволяет отобразить список встреч, которые относятся к клиенту и/или к определенному периоду времени. Для этого необходимо заполнить соответствующие поля поиска.
Результатом поиска будет список встреч. При нажатии на необходимую встречу откроется карточка, содержащая информацию по встрече:
  • код и наименование компании-клиента,
  • ФИО участников,
  • статус,
  • время и место встречи,
  • содержание и цели встречи,
  • обсуждения и достигнутые договоренности,
  • связанные задачи,
  • комментарии.
Внеся эту информацию и нажав на кнопку «Бланк резюме» можно получить печатную форму бланка протокола встречи.
Рис. Пример создания встречи

Подготовка встречи

Карточка «Подготовка встречи» содержит информацию, помогающую организовать эффективную встречу:
  • содержание и цель встречи,
  • привлечение информации,
  • ключевые вопросы,
  • о чем нужно договориться,
  • преимущества-выгоды,
  • возражения,
  • техники завершения,
  • поддержка продажи,
  • связанные задачи,
  • история статусов,
  • комментарии и файлы.
Заполнив все поля и нажав на кнопку «Распечатать бланк встречи», которая находится внизу карточки, можно получить печатный вариант бланка подготовки встречи с уже внесенными основными моментами. 
Рис. Пример подготовки к встрече
Продажи

В карточку «Продажи» заносятся данные, которые имеют отношение к продаже определенного продукта какому-либо покупателю. В карточке указываются:
  • код события и статус действия,
  • время и дата события (продажи),
  • покупатель, ответственный сотрудник,
  • описание события,
  • наименование продукта,
  • вид,
  • сумма дохода.
Рис. Пример карточки «Продажа»
Рекламации

Карточка «Рекламации» содержит информацию обо всех обращениях, отзывах, претензиях и пожеланиях клиентов (контрагентов) по качеству продукции, работе сотрудников и отделов компании и т.д.

Лиды и этапы работы со сделкой

BSI EM позволяет вести клиентов через все этапы работы со сделкой - от начальной лидогенерации до закрытия сделки (заключения договора).
Этап I. На этом этапе происходит лидогенерация, т.е. поиск потенциальных клиентов. Лиды генерируются из разных источников:
  • телефонные звонки,
  • еmail,
  • встречи,
  • конференции, выставки,
  • веб-формы,
  • поисковая реклама
и др.
Рис. Создание нового лида

Этап II. На этом этапе происходит определение лида – прошел ли он квалификацию и с ним можно работать в дальнейшем или же не квалифицирован.
Этап III. На этом этапе контактные данные лидов, которые прошли квалификацию, вносятся в CRM:
  • ФИО,
  • должность
  • номера телефонов,
  • задачи,
  • документы,
  • Skype,
  • ICQ,
  • Еmail,
и др.
Такие лиды становятся контрагентами, с которыми потенциально возможно заключение сделки и осуществление продаж. Одному контрагенту может соответствовать несколько контактов.
Этап IV. Завершающий этап, который характеризуется заключенным договором или сделкой.
Напоминания и повторения

В BSI EM реализованы функции напоминания (оповещения) и повторения того или иного события, связанного с конкретным клиентом. В заданный день и заданное время пользователь получит напоминание о событии, которые необходимо выполнить или же уведомление о необходимости повторения какого-либо события. Оповещения могут отображаться как всплывающее окошко на экране и/или как сообщение-напоминание на электронную почту.

Техники CRM

Благодаря этой настройке можно создать новую технику CRM. При создании задаются код, название, тип техники (например, техники привлечения внимания, техники завершения).

Управление денежными средствами

В BSI EM реализован модуль Управление денежными средствами, которыйпоказывает движение (приход/расход) денежных средств с аналитикой по различным разрезам. С помощью этого модуля можно легко планировать и прогнозировать различные поступления и выплаты, а также осуществлять своевременный контроль платежей.

Платежи по мероприятию

По каждому мероприятию можно просмотреть все платежи (приход и расход). Для этого необходимо зайти в Реестр мероприятий, выбрать необходимое и нажать правой кнопкой мыши на пункт меню «Просмотр».

В открывшейся карточке нажать на поле «Платежи».

Если нажать на это поле «Платежи», то откроется карточка со списком всех платежей, которые относятся к данному мероприятию. 

При нажатии на поле «Сумма знак» внизу карточки появится дополнительное поле, в котором можно отфильтровать значения платежей, например, по минимальному или максимальному значению, общей сумме, средней сумме и т.д.

Реестры платежей

Чтобы просмотреть отчеты и реестры по движению денежных средств необходимо перейти в пункт меню «Управление ДС». В открывшемся меню пользователю доступны три пункта:

 

  • Реестр всех платежей
  • Реестр входящих платежей
  • Отчет OLAP о движении денежных средств



В Реестре всех платежей отображаются все платежи (приход и расход), соответственно в Реестре входящих платежей – только приход денежных средств.
Реестры платежей отображает в табличной форме движение денежных средств с указанием таких параметров:

  • Период, за который необходимо просмотреть движение денежных средств;
  • Валюта, в которой осуществляются платежи;
  • Сотрудник, ответственный за движение денежных средств (выбирается из реестра);
  • Клиент (контрагент), от которого приходили (или к которому уходили) денежные средства (выбирается из реестра);
  • Приход и/или расход денежных средств;
  • Мероприятие, по которому необходимо просмотреть движение денежных средств;
  • Объект аренды, по которому необходимо просмотреть движение денежных средств;
  • Тип и статус мероприятия, к которому привязаны денежные операции.



Отчет OLAP о движении денежных средств позволяет просмотреть движение денежных средств в различных разрезах. На рисунке, представленном ниже, показаны такие разрезы:

  • Знак
  • Дата
  • Валюта
  • Название статьи
  • Клиент (название)
  • Контрагент (название)
  • Счет
  • Месяц
  • Сумма

Чтобы получить отчет по необходимому разрезу, этот разрез нужно «перетащить» в поле строк или в поле столбцов.

Карточка новой оплаты

Карточка новой оплаты содержит информацию, показывающую от кого, кому, согласно какого договора, когда и в каком объеме должна осуществиться ожидаемая оплата. В карточку заносятся:

 

  • Код операции
  • Знак операции (Приход/Расход)
  • Дата операции
  • Сумма
  • Счет для расчётов (например, карточный счет, счет в банке (из списка банков), POS-терминал и т.д.)
  • Cтатья, по которой происходит оплата (можно выбрать статью из реестра административных, производственных, финансовых, инвестиционных затрат)
  • Состояние оплаты
  • Ответственный сотрудник компании
  • Контрагент (можно выбрать из реестра контрагентов)
  • Назначение платежа
  • Мероприятие, к которому привязывается платеж
  • Объект аренды (если необходимо), по которому осуществляется платеж

Справочники CRM

Статусы контрагентов
В этом справочнике создается новый статус объекта и присваивается ему код. При необходимости можно редактировать уже имеющиеся статусы.

Типы событий
При создании нового типа событий в справочнике «Типы событий» задаются:
  • код типа события,
  • тип события,
  • статус нового действия,
  • фраза для запроса,
  • иконка.
Кроме того, можно выбрать цвет, который будет соответствовать тому или иному событию в календаре.

Отрасли
В справочнике «Отрасли» отображается список (реестр) всех отраслей, который внесены в систему. С помощью этого справочника можно найти правильное название отрасли по коду или же найти код отрасли по названию.

Статусы событий
Данный справочник позволяет создать новый статус событий, задать название, присвоить код, добавить тип события. Также можно редактировать уже имеющиеся статусы.

OLAP Анализ событий CRM
Система может формировать аналитические отчеты по достижении некоторых событий или времени.

Стоимость и условия использования
Стоимость конфигурации «Управление мероприятиями» - $500 (без НДС).
При необходимости доработок и настроек под специфику конкретного предприятия время и объем работ рассчитывается индивидуально и оплачивается дополнительно, исходя из стоимости от $20/час без НДС (зависит от квалификации сотрудника и сложности работ).
Стоимость развертывания составляет 15% от стоимости конфигурации.
Заказчикам доступны услуги по сопровождению решений на базе платформы BSI Foundation.
В качестве базы данных используется MS SQL Server.
Поставка решения предусматривает возможность использованиядо 5 бесплатных лицензий, входящих в состав платформы BSI Foundation. При необходимости расширения количества рабочих мест можно приобрести дополнительные конкурирующие лицензии.
При наличии приобретенной системы BSI CRM Standard или BSI CRM Pro возможен апгрейд до соответствующих версий BSI EM.

КУПИТЬ