Поиск

Личный кабинет

На сегодняшний день электронная почта является актуальной системой коммуникаций как с частными лицами, так и с компаниями-контрагентами. С помощью почты можно передать большой объем информации, восприятие важной информации происходит лучше при чтении письма. Интеграция еmail и CRM повышает  эффективность и качество работы с клиентами за счет автоматического отображения всей переписки с клиентом в его карточке. Такая интеграция реализована в версии BSI CRM Pro, а также в отдельном модуле, который можно подключить к BSI CRM Standard.
Используя функционал интеграции, сотрудники могут работать с электронной почтой, «привязывая» входящие и исходящие письма к клиенту в системе. Задав соответствующие параметры, полученные сообщения можно фильтровать, например, по клиенту, по ответственному сотруднику, по типу события, по дате и т.д.

Настройка сервера входящей почты

Прежде чем начать получать письма с корпоративного почтового ящика, необходимо указать параметры подключения к соответствующим учетным записям на сервере электронной почты в режиме «Сервис входящей почты».
 Это можно сделать через соответствующий пункт меню CRM->Сервис входящей почты.

В качестве примера настроим сервер входящей почты для корпоративного почтового ящика Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Для этого заходим в пункт меню CRM->Сервис входящей почты. В открывшемся реестре можно добавить новую учетную запись или просмотреть/отредактировать существующую.

Для добавления нового электронного адреса нажимаем правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбираем пункт «Новая».

Откроется форма создания учетной записи, где необходимо заполнить такие поля:

email - почтовый ящик, вся переписка из которого будет импортирована в систему.
Mail сервер – адрес корпоративного почтового сервера (или бесплатного интернет сервера электронной почты).
Порт – номер порта для соединения с почтовым сервером. Обычно 995 и 993. Перечисления вводятся через запятую.
Протокол – используемый протокол для соединения с почтовым сервером. Может быть IMAP или POP3. Для получения почты используются два протокола - POP3 и IMAP, выберите нужный вам протокол. Предпочтительно выбрать IMAP, если ваш почтовый провайдер его поддерживает.
Если для корпоративной электронной почты используется сервер с протоколом POP3, то для корректной работы нужно в Настройках почты/ Настройка почтового интерфейса установить: Доступ через POP3 разрешен, удаляемые сообщения перемещаются в «Удаленные».
Параметры корпоративного сервера (адрес, порт, протокол), которые заносятся в поле Mail сервер, должны быть у системного администратора. Параметры почтовых серверов можно найти в специальных разделах. Например, параметры для почты на bigmir.net можно найти в разделе «Помощь->Почта->Вопросы и ответы->Подскажите адреса ваших серверов для настройки почтовых программ?».
Пароль – пароль для входа в указанный почтовый ящик
Частота обновления – частота, с которой будет проверяться почтовый ящик на наличие новых сообщений. Задается в секундах.

После сохранения всех внесенных данных, новый почтовый ящик занесен в систему. Теперь все сообщения, которые будут приходить в почтовый ящик Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. автоматически будут отображаться BSI CRM в реестре События. С типами «Входящие/Исходящие сообщения»

Варианты работы с модулем

В системе предусмотрено несколько вариантов работы.

Внимание! Чтобы все письма из корпоративного адреса (исходящие и входящие),  отображались в Реестре событий, необходимо при отправке, пересылке, ответе указывать адрес корпоративной почты (как основной адрес или копия, или скрытая копия).

Отправка письма клиенту, который есть в списке контактов

Если необходимо отправить клиенту сообщение с помощью электронной почты, то чтобы это письмо попало в Реестр событий с типом Исходящее сообщение, необходимо в поле Копия (или  «Скрытая копия») ввести адрес корпоративного почтового ящика (например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.), подключенного к системе (см. «Настройка сервера входящей почты»).

Для отправки писем можно использовать любой почтовый клиент.

Чтобы просмотреть Реестр событий необходимо выбрать поле меню События и нажать на нижнем поле карточки правой кнопкой мыши. Загрузится весь реестр событий. Для более точного поиска требуемых событий можно воспользоваться фильтрами:

  • Время события,
  • Тип события,
  • Сотрудник,
  • Клиент.

При двойном клике на Исходящее сообщение или Входящее сообщение откроется карточка с Содержимым данного электронного письма. Во вкладке Доп.получатели можно увидеть, кто еще получил это письмо. В поле Тип участия автоматически указывается  Отправитель или Получатель, в поле Контакт – ФИО того, кому отправлено (или от кого получено) письмо, в поле Сотрудник – ФИО менеджера компании, который получил (или который отправил) письмо.

Во вкладке Файлы будут отображены файлы, которые были присоединены к этому письму.

Отправка письма клиенту, адреса которого нет в списке контактов

При отправке электронного письма клиенту, email которого нет в списке контактов, в  Реестре событий появляются Исходящее событие и Задача на редактирование информации о созданном автоматически новом контакте. При отправке письма в Копии (или Скрытой копии) необходимо указать адрес корпоративной почты.

Отправка письма сотруднику от клиента

Если же клиент (email которого есть в списке контактов) оправил письмо сотруднику, а сотрудник затем ответит на это письмо (функция «Ответить») и в копию внесет корпоративный адрес, то при отправке такого письма в Реестре событий появится Исходящее сообщение.

Получение электронного письма на корпоративный адрес

При получении писем от клиентов  (email которых есть в списке контактов) на корпоративный адрес, письмо попадает в Реестр событий как Входящее сообщение с привязкой к контакту этого клиента.

При получении писем на корпоративный адрес от клиентов (emai которых нет в списке контактов), письмо попадает в Реестр событий, как Входящее сообщение. Также автоматически создается Задача на редактирование информации о созданном автоматически новом контакте.

Оправка письма от сотрудника сотруднику

При отправке письма одного сотрудника другому и копией на корпоративный адрес происходит анализ содержимого текста отправленного письма:

  • Если в тексте отправленного письма находится электронный адрес, то создается Исходящее сообщение с привязкой к контакту в CRM с этим электронным адресом.
  • Если же в отправленном письме находится электронный адрес, которого нет в базе, то создается Задача на редактирование информации о созданном автоматически новом контакте.

Отправка письма нескольким контактам

При отправке письма нескольким клиентам (email которых есть в списке контактов) в Реестре событий появляется Исходящее сообщение. При нажатии на него откроется карточка с вкладками Содержимое, Доп.получатели, Файлы. Чтобы увидеть другие контакты, которые тоже получили это письмо, необходимо перейти во вкладку Доп. получатели.

При отправке письма нескольким клиентам (email которых нет в списке контактов) В Реестре событий появляются Исходящее сообщение и Задача на редактирование информации о созданном автоматически новом контакте.

Если при отправке письма указывается один адрес, который занесен в список контактов, а остальные не внесены, то эти контакты «привязываются» к контрагенту, контакты которого есть в списке.